从昆明出发到山东青岛疫情期间有什么需要准备的?

某公证机构接到一当事人咨询办理委托公证业务。但委托人当前在监狱服刑,由于疫情肆虐、情况特殊,监狱不允许当地公证机构到服刑场所现场会见现场办理,经过公证人员与监狱工作人员对接,了解到也无法通过公证处的远程视频模式(互联网公证平台)办理,最终经多方沟通协调,公证人员到司法局使用其“远程视频会见系统”与当事人服刑监狱进行视频连接,顺利为当事人办理了委托公证。

自2019年底疫情以来,各公证机构都接到了诸多在押人员的公证需求反映,由于各地疫情管控的政策、措施,公证机构无法按照往常的办证模式到羁押或者服刑场所面签现场办理,为在押人员办理公证时,公证机构遇到最大的障碍也就是身份核验和面签确认其意思表示的问题,各地公证机构也尝试了不同的操作做法。这里着重探讨以下问题:

一、身份委托人的身份验证问题

《公证程序规则》第二十五条规定,公证机构在审查中,对当事人的身份、申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,应当进行核实,或者委托异地公证机构代为核实。有关单位或者个人应当依法予以协助。审查自然人身份,应当采取使用身份识别核验设备等方式,并记录附卷。

使用监狱远程视频会见系统办理公证时,审查自然人身份无法采用身份核验设备进行,只能通过公证人员人工肉眼比对认证是否一致,以及询问在场的监狱工作人员请求其协助核实委托人的身份。此外公证人员可要求受托人或者委托人的家属陪同视频会见,以确认委托人身份。

二、公证文书的面签问题

在使用监狱远程视频会见系统办理公证时,委托人需要面签的相关文书资料一般是通过邮寄纸质版至监狱工作人员或者发送电子版至监狱工作人员(疫情管控不允许接受任何物理材料)的方式呈现在委托人面前,公证人员应当通过监狱远程视频会见系统询问、核对委托人的真实意思表示,并当场核对相关文书内容。委托人在视频过程中当场签署相关文书后,建议委托人或者监狱工作人员将所签署文书针对性地清晰地呈现在视频框里,公证人员见证并核对委托人所签署的文书资料。

三、关于委托事项的限制问题

因部分地区文件要求不允许通过远程视频的方式办理涉及不动产处分的委托,如委托事项涉及不动产处分的,各公证机构应根据当地相关规定办理。

四、关于证词表述的问题

使用监狱远程视频会见系统办理的方式属于“线上与线下相结合的方式”,线上进行审查和询问,线下签署相关公证文书,证词表述建议为:兹证明XX于X年X月X日,通过XX“远程视频会见系统”,在本公证员的面前,在前面的委托书上签名,并表示知悉委托的法律意义和法律后果。

拉丁鹰公证研究会咨询组
李全息,云南省昆明市明信公证处
何思明,广东省广州市广州公证处
苏坤,贵州省清镇市公证处
李继伟,云南省昆明市呈贡公证处
王海宝,山东省临沂市沂水县公证处
潘微,重庆市中信公证处
施新华, 安徽省安庆市宜城公证处
江龙斌,湖南省长沙市华湘公证处
张敏,云南省大理州南诏公证处

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