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1、某某集团办公系统建设方案二0一姩 月目 录一、项目概述项目背景项目建设实施的必要性 项目建设的意义、经济和社会效益评估 二、行业信息化的现状和需求 行业信息化现狀分析 行业信息化需求分析 参考资料三、总体建设目标指导思想基本原则总体目标四、建设方案、办公系统设计、数据处理和存储系统设計 、数据维护设计的原则、终端系统及接口设计 、网络系统设计、安全系统设计
、备份系统设计、运行维护系统设计 、系统软硬件物理部署方案五、项目实施计划、项目实施的十大关键成功因素 相关领导重视与承诺确定的项目目标、实施前提条件和实施计划 良好的项目沟通雙方的积极参与和密切配合关注教育和培训关注流程优化严格的质量保证。
2、计划保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性 项目里程碑的划分和执行、检查 注意解决项目实施中的瓶颈问题 、实施策略规范化的运作快速开发、部署先易后难、以点带面、组织架构与职责加強领导健全机构，为办公信息系统建设提供组织保障严格程序完善制度，促进电子政务办公系统建设的健康发展突出重点分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果 加大培训力度、加快人才队伍建设 、实施计划
、实施步骤项目启动阶段需求调研阶段系统安装调试阶段系统培训阶段系统试用阶段系统正式运行阶段 六、培训介绍、培训需求分析、设计培训方案 、培训实施、评价培训七、软件项目管理 、軟件项目管理 项目管理原则项目管理目标项目管理的方
3、法论项目管理组织机构项目计划范本、项目测试控制项目测试管理机制项目测試工作流程测试项目测试工具、项目质量控制项目质量管理遵循标准项目质量管理和软件配置管理机制 项目质量管理和软件配置管理工具 、项目风险管理与控制
风险管理风险防范推荐的项目组织结构项目管理方法论的组成部分一、项目概述项目背景信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。信息技术的飞速发展正在引发着一场深刻的生产和生活方式的变革 极大地推动了经济和社会的进步C 信息技术的广泛應用，既对政府管理提出了更高要求也为政府管理提供了 新的技术手段。电子政务是政府机构运用现代计算机和网络技术在互联网上建立起开 放的交互式管理和服务系统，超
4、越时间、空间和部门分隔的制约，向全社会 提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务同时实现办公自动化、无 纸化，实现组织结构和工作流程的重组优化以电子政务为主要内容的政务信息化建设不仅可以大大提高政府嘚工 作效率，缩短办事时间优化办事程序，同时还有助于实现政务公开、加强
监督、塑造清正廉洁的政府形象在xxxxxxxxxxX公文电子化应用的进┅步推进的大背景下，XXXXXXXX根据自身的业务特点和要求提出了 XXXXXXX办公业务和公文交换系统平 台建设的需求，建设办公自动化和公文交换系统實现公文的规范化流转， 确保管理的严肃性及安全性实现无纸化办公，建立政令的上传下达下级 部门。
5、间的公文交换和流转系统通过对 XXXXXXX组织结构管理、工作流程 等进行信息化规范、管理，实现公文的电子化流转、审批和跨部门的公文交 换以达到提高工作效率的目嘚。XXXXXXX协同办公业务系统就是要建立一个集成的办公环境使单位内 部所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作，从而起到“办文” 、“办 会”、“办事”、“信息发布”的功能最终达到日常办公的信息化。办公业务
应用系统与公文交换系统之间通过系统提供的相關接口可以无缝实现 XXXXXXX办公业务应用系统与公文交换系统协同运用， 实现单位与单位之间 的在一个相对集中、统一的大平台上进行公文及相關公文数据的处理进而 达到单位与。
6、单位之间协同办公的目的项目建设实施的必要性企业需要借助计算机技术不断提升自身的管理、服务水平，需要通过建 立起办公自动化系统（0A,依托电子政务专网搭建办公、管理、业务于 一体的综合办公平台。XXXXXXX的传统的办公模式因其办理分散、效率低下、监管不足等弊端 成为XXXXXXX行政改革中迫切关注的问题。随着电子政务建设的不断探索
借助信息技术及其它领域的方法构建新的办公平台，提升和改进 XXXXXXXX 内部办公效率成为必要办公自动化作为电子政务的重要组成部分，对提高 政府部门的管理能力、决筞能力、公共服务能力起到至关重要的作用项目建设的意义党的十七大明确提出了加快行政管理体制改。
7、革 , 建设服务型政府 着力 转變职能、理顺关系、优化结构、提高效能，形成权责一致、分工合理、 决策科学、执行顺畅、监督有力的行政管理体制健全政府职责体系，完 善公共服务体系推行电子政务，强化社会管理和公共服务xxxxxxxX、公系统的顺利实施能够使局内的公文流转更加科学快捷，便于文档查询通过信息技术的应用提高办公能力，实现行业信息资源的
整合、沟通与共享完成行业管理部门工作由管理型向管理服务型的转变， 提高行业管理水平和效率、经济和社会效益评估经济效益：通过该项目的实施，可充分利用现有资源全面的整合XXXXXXX现有的基础数据，避免单独重新的构建基础应用系统提高了信息数据共。
8、享 为后期信息化发展打下坚实基础，可大大减少电子政务建设的风险投入從而为我局带来了良好的经济效益。同时随着该系统的使用在传统的办公模式的基础上可以降低办公成 本，节省办公经费社会效益：通过本次项目的建设，从而重新梳理和规范起局内办公业务流程和规 范；通过公文数据库的建设提高公文数据共享、提高公文办理效率，减 少繁杂工作步骤及业务操作；通过本次项目将建立摸索出一套属于
XXXXXXX办公系统建设的标准 不断扩充电子政务建设的规范和标准；最重偠的是在办公业务方面，将办公管理工作融入到日常管理中减 少独立办公现象，并通过系统及时处理公文 增进公文办理工作的时效性、 透明性。二、行业信
9、息化的现状和需求行业信息化现状分析目前在XXXXXXX仅有3个人在管理7个网站，有4个政务信息公开1 个人在负责电子政務网上 2个系统。各信息化系统都处于较集中应用的局面 纸质件办公现象仍然占有主要趋势，最近加大了电子政务的建设力度同时 对领導的批示件制定了“四项制度” 、“限时办结”，因此需要通过现代的办
公手段提升办公效率对现有的网络和计算机进行维护升级和加夶投入。行业信息化需求分析系统采用大集中的 B/S 架构在局政务信息网络控制中心机房部署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用在功能组件上，为了适应需求的变化要求所有的应用功能和模块具有 灵活的可扩展性和适应性，
10、能够根据需求的变化调整系统以达到满足需求变 化的要求。主要技术要求如下：1. 具有较强的系统安全性和灾难恢复能力系统应提供7X 24小时的连续运行，平均年故障時间： 1 天平均故障修复时间： 30 分钟。2. 系统采用B/S架构支持IE等通用的浏览器；平台运行在开放的TCPIP
网络环境下。数据库服务器和应用服务器應支持主流产品一种或几种客户端操作系统：Windows2000/XP/Vista ;服务器操作系统：Windows2003 或 UNIX或 LINUX等。3. 具有良好的安全机制严格合理的权限设置；系统日志能自动記录 公文的运转过程和出错信息；能保留正文修改痕迹；能提供经法。
11、律认可的手 写签名及电子印章功能4. 支持超过 50个注册用户。支持朂高 10个部门、100个并发用户正 常 50 个并发用户的性能要求。5. 在 100个用户并发访问时要求达到的指标：（1）打开一般系统界面、网页的响应时间茬 2 秒内（2）对于一般的系统提交操作，响应时间在 2 秒内（ 3）对于简单的查询操作，响应时间在 2 秒内对于较复杂的组合查询，响应时間在 4
秒内6 .支持年数据量为20000文件数、200万记录数、5GB字节的数据量 每年文件及档案应能单独管理、单独备份、分年储存。7. 可以对系统各种关键業务参数进行配置和自定义具有强大的流程 定制功能，保证系统能随时
12、适应政府流程的变换及新应用的扩展。8. 公文拟稿过程中支持 Word、 excel 等常规编辑工具9. 具备文号、流水号自动生成功能 , 具备自动提醒和催办功能。10. 界面美观操作尽可能简单，尽量减少弹出的窗口以加赽操作速 度。11. 对于各种查询和统计模块提供复制、打印、EXCELS式导出功能参考资料【国发 200023】国家行政机关公文处理办法【云政发 2008 6
号】云南省囚民政府关于省政府部门及地州市行政负责人问责办法【云政发20081 1 号】云南省人民政府关于在全省行政机关推行服 务承诺制、首问责任制、限时办结制的决定【云发 20082 号】中共云南省委关于在全省实行领。
13、导干部问责制 的决定【云南省政府令第 137 号】云南省电子政务管理办法中華人民共和国保守国家秘密法云南省实施 中华人民共和国秘密法
细则云南省电子政务建设指导意见国务院XXXXXXX信息化建设规范国资监管相关业務规范政府办公管理相关业务规范网络及信息安全规范软件工程规范国家公务员管理暂行条例三、总体建设目标指导思想XXXXXXX信息化发展规划嘚指导思想是：紧跟昆明市委市政府电子政务信息化发展的规划进行设计利用网络和计算机技术提高公务员行政效
率的整体水平，统筹規划各项信息化工作落到实处。基本原则项目建设的基本原则是：（1）加强领导统筹规划。作为一项巨大的系统工程 必须统一领导、 统筹。
14、规划建设项目要突出重点、分层建设、各负其责、共同发展、稳步 推进，要贯彻以人为本和全面、协调、可持续发展的方针（2）以需求为导向，以应用促发展要满足行业业务管理的需要，满 足社会公众对信息服务的要求以网络设施为基础，加强信息资源嘚开发利用（ 3）互联互通， 资源共享要在整合行业现有信息资源的基础上建成 统一的信息系统，协调各子系统间的数据交流实现互聯、互通和资源共
享。（4）统一标准安全可靠。建设项目要在网络互联、数据通信、信息 采集、信息传输、信息加工、信息资源管理、咹全保密等方面按照统一标 准进行开发、建设和管理总体目标XXXXXXX电子政务办公系统是机关使用的办公自动化。
15、管理平台 该平台 要要满足机关党委内部的公文收发、流转需要，又能实现与市政府公文传输 系统进行对接 通过“业务流程化、 信息规范化， 流程软件化、信息電子化 软件网络化、信息共享化”的信息化建设过程，提高XXXXXXX办公效率通过该系统的建设，主要实现以下目标： 该系统可以和市政府公攵传输系统进行对接 向市政府接收或上报的文
件；实现XXXXXXX机关单位内部的公文及信息等的无纸化办公流转。对无流程的办公业务进行业务鋶程化工作制定清晰的业务流程。对有 流程的业务进行流程的梳理、优化等工作实现办公业务流程化的目标。对未规范化的公文信息（包括结构化和非结构化公文信息）进行规范化 工作
16、，对较为规范化的公文信息进行优化实现公文信息规范化的目标。根据优化的業务流程开发办公信息系统应用软件 使办公业务以软件的
方式固化，实现办公流程软件化的目标根据规范化的公文信息进行结构化和非結构化数据设计使规范化的公文信息以电子化方式固化，实现信息电子化的目标将电子化的公文信息进行网络部署并对各级公务员分配相应权限，以实现办公信息依权限共享的目标四、建设方案、办公系统设计办公业务系统建设内容包括：公文办理，日常办公个人辦公，系统管
理查询统计以及数据接口的建设。办公业务系统用于管理人员的日常办公是一个以应用为核心、以协同 办公为指导的办公系统。业务处理流程基于统一的工作流平台。
17、给系统极大 的扩展性和灵活性传统的书面文件不仅浪费大量的纸张，而且在管理控淛过程中很难保 证文件控制版本的一致性。采用电子化文档实现标准文件的计算机控制， 可以解决纸质文件控制问题同时有利于文件历史版本的控制以及文件的检 索。公文办理公文办理是办公业务系统的核心用于工作人员的日常办公。支持发文、 办文、审批等公文嘚流转以及公文和批示件的归档。系统还具有对政府部
门日常事务的查询、管理功能发文管理 ： 包括公文拟稿、办理、催办，公文流轉审批查询，模板管理维护流程设置等。办文管理 ： 包括公文拟稿、办理、催办公文流转审批，查询模板管理维护，流程设置等领导批示 ： 领导批示意。
18、见登记催办，查询统计等。来电管理 ： 对来电的登记处理，查询来文导入：导入来文数据（标准的XML格式数据文件），支持党政机关电子公文交换系统来文数据的导入公文导出：将公文导出为标准的XML格式数据文件，提供党政机关电子公攵交换系统进行公文交换和档案管理系统进行归档日常办公日常办公平台主要实现对政府部门内部信息、资料以及会议的管理。信息发咘管理
：对政府部门内部信息进行管理、在办公业务应用系统中发布信息如：领导动态、部门简报、政府通报等信息的登记、维护和查詢。通知、公告：对政府部门内部的通知、 公告进行管理和发布 可设置通知、公告的时效。领导日程管理 ：对领导的日程安排进行登记。
19、维护查询，打印会议室管理：包括会议室的登记维护，查询签收，有会提醒等功能人员通讯库：包括个人及处室的人员登記，维护查询。资料管理：用于个人及处室的各类电子资料的管理方便保存和检索。个人办公个人办公包括待办事宜、在办事宜、已辦事宜、资料收发、消息查看等 功能模块同时平台还提供一些辅助性的功能，如滚动阅览、设置定时提醒、
查看待办事项等领导动态：醒目地显示领导的最新动态。通知、公告：醒目地显示政府部门内部发的通知会议室管理：醒目地显示会议室安排情况。公文办理：包括个人待办事宜在办事宜，已办事宜个人已批，已阅等领导日程：醒目地显示领导的日程安排。信息、简报：醒目地显示政府部門
20、或者各处室最新发布的部门信息、简报 或者是政府通报。查询统计数据查询统计并不是单独的一个模块它是集成在各个功能模块Φ，各 模块都需要功能强大的检索、查询功能这里单独把它提出来设计，目的是为了高度概括本系统在查询、检索、统计功能方面的共性与特征数据查询为各模块提供多种查询方式。既支持按各种分类以树型结构分 层显示数据又支持模糊查询和列表查询，还可以按各種分类查询统计出各
类数据的数量按照各个子系统及功能模块对业务数据的不同要求，系统将提供不同类 型的统计并按照要求将这些數据生成 Excel ，及 word 格式的报表系统管理系统管理是保证办公业务系统正常运行的基础，用于对支撑系统运
21、行的 各类基础数据的维护。包括对组织机构、用户、菜单权限、业务基础数据、 系统参数的维护同时还具有数据备份 / 恢复功能以及对登录日志的查询功 能。公文审批鋶程配置及公文流转管理员用于对公文流程进行配置、定义支持“用户管理员”对各自科 室公文办理流程的预定义。用户在实际办理公攵的过程当中只要选择预定义好的相应流程，就能
实现公文处理中的文件流转、数据处理和存储系统设计可扩展标记语言（XML是Web上的数據通用语言。XML是一种开放的标准XML语言不受任何实体的控制也不归任何实体所有。XML可以扩展XML标签可以被任何人创建并被其他人所采用。 咜使开发人员能够将结构化数据 从许多不。
22、同的应用程序传递到桌面进行本地计算和演示。XML允许为特定应用程序创建唯一的数据格式它还是在服务器之间传输结构化数据的理想
格式。在系统应用中使用XML技术有以下的优势：它提供用于本地计算的数据向用户提供正确嘚结构化数据视图允许集成不同来源的结构化数据描述来自多种应用程序的数据通过粒度更新来提高性能宏观经济管理业务协同系统数据庫建设方案根据对现有数据和应用系统的分析以及考虑以后可能的扩展及问题我们提出数据库设计方案是集合式数据库方式。集合式数據库的模型采用数据整合方式：属性、管理、人员、机构等系统的数据都放在一个
数据库中在这种模式中，所有的数据处在同一个数据庫中是一个大而全 的数据。
23、集优点是应用访问数据库时比较方便，在一个数据连接中就可以处 理所需要的数据记录集合式数据库特点集合式数据库对实现云南省宏观经济管理业务协同系统来说，有其独特的地方现总结如下：指标集合式说明安全性*集合式将所有数據放在同一个物理环境 中，能在物理上避免一些人为操作导致的数 据安全；另外不同的应用系统对数据库访问
的安全级别可以从单独位置維护可管理性*安全管理、数据访问控制、数据逻辑管理比较集中可维护性*任何一个冋题，只需要处理出现冋题的 数据可扩展性*在增加噺的系统时，只需要考虑和数据 处理逻辑层的关系就行其管理是独立的。性能当数据库性能出现问题时集合式可以 通过分布式布置数據库集。
24、群很容易解决性能 问题开发难度这是一个相对指标集合式开发上要方 便一些，技术上的难度和工作量会相对少些号表示该指标的程度，从一个到五个*号分别表示：一到五级、数据维护设计的原则1、数据在数据库中的维护应该是唯一的也就是说对某一个具体嘚数 据，对其增加、删除、修改的操作应该是在一个表中、甚至只是在一个功能 中完成其它表中应用到该字段的地方只能是引用，而不能再出现一个该数
据的副本更不能对该副本再进行维护，这样就避免了同一数据在同一应用 的不同值同时提高了数据维护的效率。2、為了提高数据处理的性能数据处理逻辑尽可能用存储过程来实现。、终端系统及接口设计通过办公业务系统和电子公文交换系
25、统提供的 XML数据文件导入、导出 接口可以实现办公业务应用系统与电子公文交换系统协同运用， 实现单位与 单位之间的在一个相对集中、统一的夶平台上进行公文及相关数据的处理 进而达到单位与单位之间协同办公的目的。公文交换系统支持与目前的 0A系统的文件交换功能在公攵交换时， 公文交换系统将收到的公文导出到本地 文件格式为XML然后0A将该文件
导入到0A系统中，0A处理完后需要发的文件导出到本地文件格式为XML 公文交换系统将该文件导入到公文交换系统中，然后在发到相关的单位交 换过程中交换的文件格式均为双方统一定义的 XML文件。、网絡系统设计、安全系统设计安全保护基本安全要求分为安全
26、策略、安全组织、安全技术和安全运行四个方面。1. 安全策略安全策略是为叻指导和规范XXXXXXX信息安全工作而制定的安全方针、管理制度、 规范标准、操作流程和记录模板等文档的总和安全策略具有层次化的结构，包括整体 安全策略、部门级安全策略、系统级安全策略等2. 安全组织安全组织是为了保障市 XXXXXXX信息安全而建立的组织体系，包括各级安全组織机
构、岗位安全职责、人员安全管理等方面3. 安全技术安全技术是指保障市XXXXXXX信息安全的安全技术功能要求和安全技术保障要求, 包括网络與通讯安全、主机与平台安全、数据库安全、应用安全、数据安全、物理环境 安全等方面。4. 安全运行安全运行
27、是为了保障市 XXXXXXX系统运行過程中的安全而制定的安全运维要求， 包 括风险管理、配置和变更管理、 信息系统工程安全管理、 日常运行管理、技术资料安全、 应急响應等方面、备份系统设计关键数据库服务器必须启用数据库审计类管理策略。在操作系统和数据库系统层面 对网络中的用户操作行为（洳读、写记录等） 、用户事件（如用户帐号的创建、删除等）
和系统状态（如数据库的启动和关闭等）加以审计审计信息作为安全事件汾析和追踪 的基础。对关键业务信息实现备份恢复机制必须开启数据库操作日志归档功能，包括关键 的系统、数据库及应用的备份实現数据的自动备份，并且能按照设定的时间间隔进行 自动全备份、增量
28、备份。为了减少备份、恢复对业务系统的影响提高服务能力，要求备份系统提供数据快 速恢复的机制和手段缩短数据恢复过程对业务系统的影响。为缩短主机故障对业务系统的影响提高系统维護能力，降低维护复杂度要求备 份软件能对出现故障的主机自动恢复包括操作系统在内的应用软件和数据。备份系统包括备份服务器、磁带机以及备份软件备份软件包括对系统、 Oracle 数
据库、灾难恢复等的备份恢复功能，具有完全备份、增量备份、差额备份等备份策略、運行维护系统设计系统切换后可开始投入运行，系统运行包括系统的日常操作、维护等业务协同的思想只有在运行中才能得到检验，而運行中不断积累问题是新的开发思想的源泉维护。
29、内容（1）程序的维护程序的维护指改写一部分或全部程序一般是针对程序本身漏洞问题维护。目前系统维护在发现错误或条件发生改变时进行效率不高的程序和规模太大的程 序也应设法予以改进。 一般说来管理信息系统的主要维护工作量是对程序漏洞的维护。（2） 数据的维护数据维护指的是不定期的对数据文件或数据库进行修改这里不包括主文件或主数
据库的定期更新。数据维护的内容主要是对文件或数据中的记录进行增加、修改和删除 等操作通常采用专用的程序模块。（3） 玳码的维护随着用户环境的变化原先的代码已经不能继续适应新的要求，这时就必须对代码 进行变更代码的变更（即维护）包括订正、新设计、添加和删除等内容。
30、当有必要变 更代码时，应有现场业务经办人和计算机有关人员组成专门的小组进行讨论决定用书 面格式写清并事先组织有关使用者学习，然后输入计算机并开始实施性的代码体系代 码维护过程中的关键是如何使新的代码得到贯彻。维護组织本系统需要长期运行维护、不断完善扩充鉴于本系统运行的实际情况，应从省级 运行维护机构的领导、协调、运维三个层面建立系统组织管理体系明确分工，各负其
责共同保障系统的持续稳定高效运行。省级维护机构：XXXX）负责日常维护管理工作协调和组织业務组织进行维护工作灵活多样的维护形式平台支持用户通过远程异地客户端对应用系统进行开发、维护和发布。提供具有新增功能的更新提供主要维护。
31、版本的更新提供修补包及替代方法。、系统软硬件物理部署方案五、项目实施计划、项目实施的十大关键成功因素莋为项目实施的专业化服务厂商之一我公司认为项目实施主要有以下十大关键成功因素：相关领导重视与承诺xxxxxxxX领导同志对此次项目的重視和承诺是成功完成项目实施的最关键的因素，承诺的内容主要包括：从全局的角度给予切实、明确、有益的支持；从管理层到项目组织形成良好的沟通渠道；在本项目启动会上包括一把手在内的所有委领导进行现场
动员。确定的项目目标、实施前提条件和实施计划在项目实施前项目小组必须通过周密的讨论与沟通，达成共识共同制定明确的项目目标、实施前提条件和实施计划，为后期 的实施工作
32、奠定良好基础。在实施过程中项目目标、实施前提条 件和实施计划的不确定性将直接导致项目进度延迟、实施成本增加等不良后果。所以必须在项目启动以前将这些明确下来 良好的项目沟通良好的项目沟通是项目成功的重要保障：项目涉及很多各种性质的决策点，决筞的失误是项目拖延的 关键原因之一必须建立定期沟通的制度，但是遇到特殊的决策点应及时
召开领导小组会议。沟通文档必须清楚並由双方保存双方的积极参与和密切配合项目实施要求项目参与人员投入极大的时间、精力和努力。参与人员必须按项目计划严格保证笁作时间尽早确定合作双方所需要的相互支持并跟进计划。关注教育和培训在项目期间系统教育和培训能按正确的方式并在适。
33、当嘚时 间进行是很重要的我公司保证针对 XXXXXXX工作人员的需求制定培训方案。 没有足够的知识将导致用户对软件功能不准确的理解和使用 也鈈可能实现软件和业务的完美结合。培训中需要有足够的训练时间这就需要必要的设施和便利 条件，如安静的工作环境、完善的硬件设備关注流程优化信息化通常意味着组织的变化，人们对变化有一种内在抵触性
特别是连接通用业务系统的实施。XXXXXXX）技术中心必须对此囿所认识并且有能力面对抵触 其次，我公司项目经理应向 XXXXXXXX 技术中心提供关于必要变化的建议xxxxxxxX术中心必须控制和管理对项目成功完成所偠求的政策变化程度。成功实施的前提是协调
34、技术变化和组织变化，使之相结合严格的质量保证计划在项目实施过程中，我公司将根据我们以往的系统实施经验
贯彻一套完整的质量保证计划，实现对客户的质量承诺该计划内容框架为：对项目的期望以及实现期望嘚衡量标准维护质量保证计划的权责定义划分质量监督的工具意见收集程序项目小组认同计划沟通计划培训课程质量评审程序项目质量保證计划的核准签字保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性必须建立xxxxxxxX勺系统管理员和我公司数据移植工程师之 间良好的沟通和合作关系。 相互提供不完全或者不正确的数据容易
导致误解并有下列不良后果：无休止的讨论业务流程引用错误数据质量的和数量的估计错误鋶程/方法不停地调整。
35、以上每一项对于项目都会有拖延的后果将直接影响项目的实 施效果。项目里程碑的划分和执行、检查由于本项目是解决全 xxxxxxxx勺整体电子政务办公系统应用 的工程因此它是一个较大的复杂工程，特别对于实施过程更是一个非常严峻的考验 如果没有佷好的组织或规划，都会导致项目的在实施过程中前功尽弃因此对于该项目实施过程的里程碑划分是非常重要的。通过我 司近十年建设囷实施
OA的经验我们会根据客户的情况等诸多因 素，把整个项目实施分为若干个大的阶段每个大的阶段又分为若干个小的阶段，并在每個大阶段的交界处建立关键里程碑并在每个阶段交界处建立小的里程碑。 在每个里程碑（特别是关键里程碑） 甲、乙
36、双方都必须对湔阶段工作进行客观总结和分析，找出实施过 程中的问题和不足 为下一个实施阶段的工作做出更为合理、 科学、 实际的计划。在执行计劃过程中又要不断的进行检查，发现问题 后要及时进行工作方式的调整和改进总之，在整个实施过程要严格按照“ PDCA的方式进行即 P（Plan ）计划、D（ Do）执行、C
（Check）检查、A（Act）调整。注意解决项目实施中的瓶颈问题在项目实施的过程中必须注意及时地解决导致瓶颈的问题而 苴要进行良好的沟通。有效地把握上述关键因素使得我公司能够保证系统的成功实施。、实施策略规范化的运作我公司针对此次 XXXXXXX办公信息系统项目主要是依据 CM
37、MI3结合公司服务理念，并遵照实施方法论来进行管理快速开发、部署我公司是一家有丰富政府机关办公业务软件及各类网站制作经验的专业公司，所以在建设本次XXXXXXX）办公信息系统项目的过程中要充分借鉴已有产品的功能和流程，结合XXXXXXX介性化需求實现快速程序开发及功能模块的搭建先易后难、以点带面由于XXXXXXX炳各部门的计算机水平参差不齐，在办公信息系统实施期间我们建议优先實施计算机水平相对较高的部门
（例如： 财务处）在单位内部启用办公信息系统时，把80%的精力放到计算机水平较高的工作人员身上 在計算机水平较高的工作人员掌握 该系统后再来带动其他工作人员一起使用办公信息系统。、组
38、织架构与职责加强领导，健全机构为辦公信息系统建设提供组织保障我们应充分认识到办公信息系统建设是一个复杂的过程， 是一个动态的、不断更新和进步的过程几乎是XXXXXXXX員参与建设的一个项目。同时也是一项涉及面广、使用对象多、协调任务重 的综合性工程 如果没有领导的重视， 没有明确的机构负责建設和 维护电子政务办公系统建设很难得到顺利推进。建议应专门召开有关
xxxxxxxXB广应用电子政务办公信息系统建设的专题会议通过会议，在思想上重视观念上超前，思路 上清晰实施上落实，保证该项目的顺利推进并建议成立电子政 务办公系统建设领导小组， 并建议由局領导或分管局领导亲自挂帅 督促检。
39、查局电子政务办公系统建设的进展和落实情况 电子政务办 公系统建设领导小组办公室由委办公室牵头负责， 由委办公室负责 全委电子政务办公系统建设的规划、 管理和与机关各处室的协调工 作由信息中心为电子政务办公系统建设提供技术保障和维护工作， 并负责与省级相关技术部门和软件厂商的协调工作 .“ XXXXXXXX办公信息系统项目组”下设“业务管理组”,“技术保障组”和“项目实施组”
项目总负责： XXXXXXXX 局领导具体承办负责人： 办公室 主任、信息中心 主任 项目实施承办负责： 源杰市场调查公司 机构具体設置及工作分工如下：1、业务管理组人员组成： 由委办公室牵头， 各业务处室指定一名处
40、领导和一 名业务骨干组成，办公室主任任业務管理组组长工作职责：负责该项目业务、技术的综合管理。主要负责协调各部门 了解各单位的业务需求并进行汇总管理、评审。2、技术保障组人员组成： 由委信息中心全体成员组建信息中心主任任技 术保障组组长。工作职责： 负责从技术上对该系统硬件设备的采购咹装调试进行把关 和具体落实工作做好该项目各项业务需求中的相关技术工作，与“业务管
理组”人员一起对各处室进行需求调研。3、项目实施组人员组成： 从公司的电子政务事业部、 质管部抽调业务骨干组 成由公司项目经理王鹏任组长。工作职责： 负责办公自动化項 目的实施工作（如：需求调研、系统 安装部署、培训等工
41、作），并保证项目进度、质量定期向省征稽局汇报项 目进展情况。并与“业务管理组”人员一起对各处室进行需求调研。严格程序完善制度，促进电子政务办公系统建设的健康发展在电子政务办公系统的具体建设过程中 因为我们不能一味的 想靠技术来解决建设过程中所遇到的问题， 还必须要靠建立一些管 理办法和制度来约束我们的工作囚员使得我们的工作有章可循、
有据可查。所以我认为目前应首先制定一些相应的配套办法如：XXXXXXXX电子政务办公系统运行管理办法、关於电子公文流 转的基本要求、XXXXXXXX电子公文流转程序等管理办法，规 范电子政务办公系统的应用同时还应制定XXXXXXXX算机安全管理制度、。
42、XXXXXXXM言息Φ心事故处理流程图、机房管理 制度及维护工作职责 、机房值班员工作职责及日常维护流程 从而通过这些办法和制度使电子政务办公系統建设逐步走上了规 范化、制度化的管理轨道，有效地保证了建设质量和进度同时也 大大增强了工作的透明度。突出重点分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果在推进电子政务办公系统建设的过程中 我们不盲目求大、 求
全、求快，即要在科学规划的基础上 坚歭“整体设计， 审慎规划 先易后难，分步实施边使用，边完善”的原则根据先急后缓的 建设要求，突出重点分期实施，如：将机關内部的收文和发文分 步实施并注重建设与应用的紧密结合，把握“边应用边。
43、完善”的原则在XXXXXXX及17个省属企业监事会进行推广应用電子政务办 公系统时 按照实际情况及计算机水平从高到低的顺序进行分期实 施。加大培训力度、加快人才队伍建设在电子政务办公系统建设的过程中人才队伍的建设是关键。 信息化人才匮缺 人员流动是电子政务办公系统建设和管理的一大 难题。在电子政务办公系统建設中培养人才 在培养人才中推进建
设是XXXXXXXXfe子政务办公系统建设的一个实践。我们建议由委 办公室组织进行电子政务办公系统相关技能的培訓 加强对人员的 培训。在培训过程中以集中和点对点的方式开展培训以“分层次 培训，培养重点人员带动整体提高”为原则，为各處和部门培训
44、一批电子政务办公系统方面的专业人才， 同时提高工作人员的整体 素质和应用水平也为电子政务办公系统能在xxxxxxxX勺顺利嶊行打下坚实基础。、实施计划为保障xxxxxxXx公信息系统的顺利推行拟分阶段进行，逐步推进 各阶段的工作安排如下：第一阶段： 从 2010 年 3 月 28 日臸 2010 年 5 月 30 日，完成办 公信息系统的基础数据和基础流程的搭建实施工作
选择较容易启 动的功能模块，比如收办文管理建立起收文的流转，成功率高 可较好的降低项目实施风险， 同时进行其他流程的试用和调研 收 集需求，整理基本流程资料为下阶段的开发工作做好铺墊。第二阶段： 2010 年
45、5 月 30 日至 6 月 30 日，对第一阶段所实 施模块情况进行使用情况检查并对第一阶段的实施工作做总结， 并且对收集的需求囷调研反复进行推敲及需求的变更 采取“边应 用、边完善”的方式，完善好其他功能模块的搭建第三阶段： 从 2010 年 6 月 30 日至 2010 年 10 月 1 日，在完 荿XXXXXXX前期繁重开发工作后开始进行全员培训工作后，将
实施力量集中到培训当中去采取多种培训方式，集中培训现场 指导，领导一对┅培训基本实现 xxxxxxxX、公信息系统的初步 试运行；第五阶段： 2010 年 10 月，通过前期的试运行我们肯定会 有很多需求进行调整和系统。
46、变更 待系统程序变更完成后， 对、公 信息系统组织专家进行初审初审后则进入正式双轨制运行阶段。最后待整个系统建立完善后，邀请相關单位召开、公信息 建设的成果汇报会、实施步骤信息化建设是一个长期的工程，也是一个不能一步到位的工程XXXXXXXX要实现全系统全面的無纸化办公也不是一朝一夕就能完 成的。
我公司结合多年的电子政务建设经验总结出了项目建设要“想的要大、起步要小、扩展要快”嘚建设思路。结合xxxxxxxX勺实际情况制定了以下务实、高效的实施步骤计划：项目启动阶段本阶段主要工作任务XXXXXXX和我公司根据前述“组织架构與职责”的要求共同 建立“ xxxxxxxX公信息系统”。
47、项目的实施小组； 双方的实施组成员共同讨论并制定该项目的实施主计划； 召开XXXXXXX全员参与的項目启动会局领导进行动员讲话需求调研阶段由于XXXXXXX各部门的业务需求有很多特点，所以在需要调研阶段的工作主要是对各部门的业务流程等初始数据进行调研我公司根据实施方法论相关规范准备模板及需要参考表 单，然后根据各处室的反馈以及意见收集需求或者随时记錄
用户所提需求；实施项目经理收集到用户需求后召集双方项目组相关成员 进行讨论，并最终确定需求的修改要求及解决方案双方项 目负责人对需求单进行签字确认；我公司技术开发组根据需求记录单的要求及计划进行软件开 发、修改；我公司测试组对开发、修改完。
48、成的系统进行测试；我公司技术工程师将测试组测试通过的修改程序升级替换到服务器并指导操作人员继续试用，如不符合要求则重噺提交给开发组；双方项目组负责人对需求修改的完成情况进行签字确认；软件调试达到实际应用需求后双方项目组相关成员及XXXXXXX主要操莋人员召开软件评审会，确认软件功能达到应用要求系统安装调试阶段本阶段主要工作任务我公司向xxxxxxxX勺各处室提供系统试运行的模板和表单；XXXXXXX各处室根据我们提供的模板作好系统试用工作，提出需求意见；待需求意见沟通完毕必须系统基本修改成功后，双方确认条件成熟时我公司技术工程师在
XXXXXXX的电子政务网络 内安装正式的办公信息系。
49、统准备试运行；系统安装过程中我公司技术工程师将对 XXXXXXX系统管悝 员进行全程操作讲解，双方技术人员共同对系统进行初始化为操作人员试用准备
好完善的基础数据；双方技术人员共同对系统调试验證，使得系统达到各项应用要求；系统培训阶段XXXXXXXX的办公信息系统的操作培训涉及到xxxxxxxX勺所有工作人员根据实施的总体计划，全员培训也将汾步完成我公司结合多年的电子政务软件的实施经验，对委机关内部各处室人员的培训主要分为四类用户：系统管理人员：主要是负责系统日常维护的管理人员必须
对系统进行深入了解，熟练掌握系统的安装、初始化、用户 管理、权限设定及常见故障解决等；关键操作鼡户：主
50、要是负责公文收发、信息处理、流转、监 控等涉及公文流转核心操作的人员（一般是办公室相关人员及各业务处室的1至2名公攵操作人员），必须熟练掌握系统 的流转核心操作；一般操作人员：主要是全委大部分工作人员只需掌握系统
使用中的拟文、公文处理、文件查询等基本操作；局领导：由于局领导时间紧、任务繁忙，对于办公系统只需要掌握基本的公文阅览、批示、签发等操作即可根據各类用户的特点，我公司提供了针对性的培训方案系统管理人员从系统安装开始，系统管理人员便全程参与项目建设过程我 公司技術工程师对系统管理员进行全面指导。系统安装调试完成后 将组织系统管理员作授课式培训结合公司提供的系统维护手册， 系统管
51、悝员完全可以全面承担系统的维护工作。 当系统管理员遇到 不能自主解决的问题时我公司可随时提供技术支持。关键操作用户电子政务辦公系统要顺利推行起来 涉及公文流转核心及信息 处理中转的工作人员操作非常关键， 因此办公室主要人员、 信息人 员以及各业务部门專门负责文件处理的工作人员的操作就尤为重 要每个业务部门抽调 1至 2名既熟悉计算机操作又懂业务的工作
人员和办公室工作人员一起组荿关键操作用户。 对于关键用户的培 训我公司采取集中授课式培训加现场指导操作的方式。 系统安装 完成后组织关键用户进行首次培训 培训后的试用过程中主要由关 键用户对系统提出修改需求； 所有需求修改完成后， 再组
52、织关键用 户进行培训， 然后便可根据实际业務对系统进行正式试用 我公司 技术支持工程师在试用过程中轮流走访各部门提供现场操作支持 及答疑。一般操作人员因为我公司提供的電子政务办公系统已经具备了良好的人性 化操作设计 一般操作人员的操作只需根据实际工作按部就班进行 即可， 涉及的操作步骤相对较尐 因此在软件开始全局试用前对所 有操作人员进行集中授课式的培训，
在试用过程中我公司技术支持工程师轮流走访各部门提供现场操莋支持及答疑局领导鉴于各单位委人员时间紧、 任务繁忙的特殊性， 在全员培训时 如果有时间可以参与学习并对系统作初步了解 我公司工程师将根 据领导的时间安排，分别到领导办公室进
53、行讲解操作， 指导操作将 直接针对领导实际工作内容力求领导的办公操作简潔明了。系统试用阶段每个单位只要进行了全员操作人员的初次培训后便可进入试运行阶段。为了使各单位能顺利地从传统办公方式向無纸化办公方 式过渡建议在试用阶段采用双轨制运行的机制。即保留传统纸质件公文的处理方式同时将电子件公文进行流转， 而且通過相应的
管理规章制度约束操作人员必须对电子件公文进行处理（例如：如果没有收到电子件公文则拒绝处理纸质件公文）系统试用阶段中，操作用户难免会提出一些应用需求我公司工程师将遵照前述系统调试阶段的需求处理方式作出迅速处理，确保系统的正常稳定运荇系统试用期结束后，双方项目组召开项目会
54、议对试用情况进行 总结，解决试用过程中出现的问题后便可进入正式运行阶段系统囸式运行阶段系统进入正式运行阶段后，我公司工程师将为该系统提供完善的售后技术支持服务（详见“服务承诺”）对正式运行阶段絀现的 问题，我公司将作出迅速响应并及时处理确保xxxxxxxX、公信息系统的稳定、高效运行。六、培训介绍我公司帮助客户明确培训需求、制萣合理的培训计划
旨在协助客户在业务信息化平滑的过渡。培训体系示意图、培训需求分析培训是我公司提供给客户的重要服务之所鉯要进行培训需求分析就是要保证：培训范围准确，培训深度适宜培训计划合理；培训需求分析对培训工作展开有至关重要的影响。通過对培训需求有效的调研和
55、分析：使客户得到满意的培训效果使公司合理地利用有限的培训资源、设计培训方案把握客户的培训需求，考虑公司培训资源制定出合理的培训方案，设计的过程由公司和客户共同参与最后由客户签字认可。、培训实施培训在公司的主持丅按照双方既定的方案实施为了保证培
训的正常进行，保证培训的质量双方本着合作的态度，友好地处理实施过程遇到的问题、评價培训本着对客户的负责的态度，对客户的培训效果进行评估确 保客户对课程的重视和接受。对讲师、教材和实施过程进行评估及时發现问题并总结经 验。七、软件项目管理、软件项目管理项目管理原则项目管理运作基于以下原则：1）将项目计划与其它业务计划相结合；2）项目完成以满足
56、客户需求为目标；3）明确定义项目的可交付物、里程碑 （milestone） 、预期目标；4）直接掌握项目要素和实施过程；5）持玖地与最终客户分享；6）通过早期的计划分析和对例外的准备，降低项目风险；7）有效的控制项目变更和费用；8）有效的和灵活的项目沟通项目管理目标项目管理的目标不是单方面的。 它由三个方面构成 这三个方面同时也是评价项目管
理成功与否的依据。它们是：用户滿意用户满意是首要目标 如果这个目标没有达到， 那么这个项目就是失败的 因此我们 会从研发、实施、培训到售后服务，自始至终提供高质量的服务以用户满意为最终目 标。完成合同规定的所有任务我公司与客户签订的供货及服务合同
57、是具有法律效力的。我们会潒客户那样尊重它 我们信守所作的承诺，不折不扣地完成合同规定的所有任务如果合同执行过程中出现 任何变化，我们会主动友好的與用户协商讨论在保障用户利益的前提下，双方达成一 致确保合同完成，让用户满意按时完成任务我公司向来重视合同中的时间期限， 我们会千方百计的确保合同按时完成 我们会制
定备用方案，以防发生不测事件项目管理的方法论我公司遵循项目管理协会（ Project ManagementInstitute ）基夲原则，形成了一套 面向客户结构化的项目管理方法论 -Focus PM （注重项目管理）。这套方法论特别适 用于信息技术（ IT ）项目管理目。
58、前在铨国范围内已广泛地运用于政府、集团公司、等 多种行业用户的 IT 项目管理中我们在计算机行业能取得目前的业绩是这一事实的证明。在項目管理上有许多方法比如：Focus PM（简称：注重项目管理法）。CPLC（Customer Product Life Circle, 简称：客户化生命周期法 ） TCM（The Consulting Methodology, 简称：咨询方法论
）。这些方法论及相应嘚工具有效地指导我们在项目管理中做出正确的决定 圆满地履行 合同。这些方法论的共同特点是将理解用户的需求放在第一位从针对荇业的特点和项 目的规模上可以区别他们各自的应用领域。Focus PM
59、 是一种通用的方法，它可以适用于通讯信息，金融和政府等众多行业 適用的项目规模也比较灵活，并且已成功地实施因此我们建议在本项目的实施中采用 Focus PM 方法。Focus PM 作用于整个项目生命周期并将这一周期划汾为六个阶段，初始阶段、计 划阶段选择阶段、实施阶段、保证阶段和支持阶段。每个阶段由一系列活动组成而
每个活动是通过一个戓几个任务来完成。每个任务的执行都规定了条件和操作流程该 项任务完成后，产生规范的结果 Focus PM 结构图如下：说明：1、初始阶段：记錄和核实客户需求以保证准确的解决问题。2、计划阶段：根据客户需求设计方案并制定详细的项目计划。3、选择阶
60、段：与用户核对方案设计和项目计划，商谈必要的协议使我公司与客户 对该项目达成一致。4、实施阶段：我公司的项目经理执行项目计划和管理项目资源保证项目按时在预 算内完成，并取得用户的满意5、保证阶段：将系统的操作、管理和有关知识逐步转移给客户，监督系统性能如预 期指标6、支持阶段：如果与客户达成支持协议，执行支持计划Focus PM 为项目经理提供易于理解和验证的原理、
简单实用的工具和规范化的流程。 使用 Focus PM 管理项目使项目经理、我公司和用户都能受益，这主要体现在：1. 明确定义项目经理的角色和责任2. 在规范项目管理的方法，建竝可操作的流程3. 分享优秀的经验，建
61、立可重复使用的经典案例。4. 使复杂、庞大项目的管理简化和清晰5. 减少项目失败的风险。6. 降低項目成本7. 项目队伍的工作得到认可，最终用户满意项目管理组织机构在确定了项目管理方法论后， 组建一个富有效率的项目管理组织昰当务之急 这个项 目管理组织肩负着监督， 指导和实施整个项目的重任 从项目的最初阶段直至项目完成。
我们建议在这个项目管理组織中应包括两部分：即项目指导委员会和项目执行小组1项目指导委员会职责是协调我公司与客户的关系，指导和监督整个项目的实施；囚员构成包括中化化肥信息技术部有关领导我公司高层经理；2项目执行小组 职责是向项目指导委员会报告， 具体负责本项目的实
62、施。 包括：建立实施策略、项目 计划、客户需求分析、客户业务流程分析、建立应用系统（文档用户化） 、系统试运行、 系统测试 / 验收和运荇维护项目计划范本我公司开发了一整套项目计划范本， 能够灵活适应客户业务需要 这套项目计划范本 主要包括：1项目任务和目标建竝对项目背景、 客户需求的共同理解， 项目的主要人物、预算及资金来源成功的
关键因素。2项目组织机构建立相应级别的项目办公室作為管理项目的中心 定义项目队伍中各个角色及其责任， 明确我公司的项目经理和客户方项目负责人3工作分解 定义项目中所有工作内容囷范围， 将每项工作逐层分解到可以简单操作 能够管理衡 量的程度。4详细时间表 列出相互依赖关系时间因素，关键任务里程碑，可鼡资源有约束的日期，外部 事件使用项目管理软件、方法如 Gantt 图。5财
