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摘要&& 在图书采编工作中使用 VLOOKUP函数进行图书采访查重、图书虚拟验收和分编数据查全，可以实现在多个数据表中进行书目数据查重及对预定书目订单进行批量查重,从而显著提高图书采编工作的效率和准确性。
关键词& VLOOKUP函数&& 图书采编& 采访查重& 图书验收
&&&&&&& 一、VLOOKUP函数在采访查重工作中的应用
&&&&&&& （一）采访查重
&&&&&&& 图书采访查重就是利用各种检索途径调查、了解图书馆新书的预订、文献的收藏情况,以便有的放矢地预订、购买、增补图书,有计划、按比例地进行文献资源建设。通过核对图书馆以前是否订购或已收藏某种图书以及订购、收藏的详细情况,避免重复订购。[1]
&&&&&&& （二）采访查重的重要意义
&&&&&&& 图书采购是图书馆藏书建设的重要环节,采访工作是图书馆的一项基础性、关键性的长期工作,而图书采访查重是图书采访工作的首要关卡。没有查重工作做前提,不了解某种图书的预定、收藏情况,就容易出现盲目购书,造成人力和资金的浪费,导致文献资源建设无序。采用批量查重的方法,可以使图书采访人员节约大量的时间和精力来了解、研究和选择当前的图书出版信息,从而提高图书采购的质量与效率。[2]
&&&&&&& （三）图书馆书目批量查重方法
&&&&&&& 1.利用图书采访系统批量查重
&&&&&&& 利用图书采访系统进行批量查重，待检书目必须先转换成.iso格式，然后导入采访系统对每条书目进行批量查重。查重的同时可增加订购数量，订单由采访系统自动生成。使用采访系统进行查重和订购的图书，验收时必须使用采访系统对每册图书给出登录号进行验收，验收无误后再通过登录号查找，把相关图书移送给分编人员。此方法虽然能准确地把已分编入藏图书和已订末到馆图书进行全面的批量查重，但是步骤较为繁锁，且效率不高，此方法已经被我馆淘汰。
&&&&&&& 2.利用图书分编系统批量查重
&&&&&&& 把待检书目中的ISBN整列复制粘贴到记事本中，保存为文本格式，然后在分编系统中选择检索点为ISBN进行批量查重。查重完毕后把查重结果以表格形式导出来，并在待检书中插入两列，把查重结果复制粘贴到待检书目中已插入的两列。待检书目中ISBN的顺序应与查重结果中ISBN的顺序一致，排序后把与馆藏重复的全部删掉，这样就能高效地将待检书目与馆藏书目进行准确的查重。但是，此种方法无法查重已经订购但末到馆的图书，指图书馆已经确认订购的不同书商的正式书目订单。
&&&&&&& 3.利用VLOOKUP函数批量查重
&&&&&&& 为了解决预定书目订单批量查重问题，我馆利用Excel中的VLOOKUP函数对预定书目订单进行批量匹配查重。经过几年的实践和总结，已经取得成功的经验。
&&&&&&& Vlookup函数是用来在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。其语法如下:
&&&&&&& Vlookup(lookup_value，table_array, col_index_num, range_lookup)
&&&&&&&&&Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文字串。
&&&&&&&&&Table_array为需要在其中查找数据的数据表。
&&&&&&& 可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或数据清单。
&&&&&&&&&Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号。
&&&&&&& Col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值; col_ index_num为2时,返回table_array第二列中的数值,以此类推。
&&&&&&&& Range_lookup为一逻辑值,指明函数Vlookup返回时是精确匹配还是近似匹配。
&&&&&&& 如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE，函数Vlookup将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值#N/A。
&&&&&&& Vlookup函数要求如果range_lookup为TRUE,则table_array的第一列中的数值必须按升序排列,否则函数不能返回正确的数值。因为图书书目查重必须保证ISBN的精确匹配,所以range_lookup只能取false值,对table_array也就不需要进行排序。
&&&&&&& （四）书目格式的要求
&&&&&&& 假设有表格1：图书末到馆订单（简称表1）和表格2：待检书目（简称表2）；要求1：表1和表2的ISBN所在单元格格式一致（数值（小数位数：0），特殊格式中的邮政编码等）；要求2：ISBN位数相同，由于现在采用的全是13位的ISBN，所以应全为13位。
&&&&&&& （五）利用VLOOKUP函数对待检书目进行批量查重的操作方法
&&&&&&&&&& 选择VLOOKUP函数，在待检书目表格最后一列增加&查重结果&，光标移动到第一个ISBN所在行的单元格，点击自动求和下拉菜单，选择VLOOKUP函数，弹出如图1对话框：
&&&&&&& Lookup-value:单击待检书目ISBN列的第一个ISBN所在的单元格如A2（也可手动输入A2）
&&&&&&& Table-array:选择图书末到馆订单中的ISBN列，如A：A（切换表格到图书末到馆订单，也可手动输入ISBN列的范围如A：A）
&&&&&&& Col-index-num:输入1
&&&&&&& Range-Lookup:输入0
&&&&&&& 点击确定，结果会显示在输入的函数公式所在的单元格中，如下三种：#N/A：表示两表格中的ISBN号没有重复；ISBN号：表示待检书目中的ISBN在图书末到馆订单中已存在了，说明书目与订单的ISBN重复了；#REF！表示函数公式错误，此时则需要检查公式中的数值哪里出错了。当函数结果显示的是#N/A 或ISBN号时，单击函数结果所在的单元格，当单元格的右下角出现个小十字时，按住小十字往下拉，此时查重结果会全部显示。再全选待检书目，按查重结果重新排序，把与订单重复的那些书目删除，同理，为了确保不同书商的书目订单没有重复的书目，可对不同书商的书目订单进行批量查重，此时查重完成并在书目中选择适合本馆入藏的，生成预订单。
&&&&&&& 二、利用VLOOKUP函数对配送图书进行虚拟验收
&&&&&&& （一）图书馆正式书目订单的生成
&&&&&&& 图书馆向书商提交预订单后，书商需在十个工作日内，把预订单的订购情况反馈给图书馆。图书馆经再次查重与确认后生成正式书目订单并分配订单号，书商配书时要严格按订单号单独配书，不能把不同订单混在同一批书里。
&&&&&&& （二）书商提供配送图书电子版书目
&&&&&&& 书商给图书馆送书的同时，需要向图书馆提供配送图书的电子版书目。书目必须要有ISBN，书名、著者、出版社、出版时间等内容。
&&&&&&& （三）利用VLOOKUP函数把配送图书电子版书目和正式书目订单进行匹配
&&&&&&& 利用VLOOKUP函数对配送图书电子版书目在正式书目订单中进行ISBN批量查重，一般来说，配送图书电子版书目中的ISBN都能在正式书目订单中找到相应的ISBN，也就是VLOOKUP函数的结果都应为相应的ISBN号。当结果出现#N/A，但是书名，著者等主要信息一致时，马上联系书商，弄清原委。出现这种情况可能是书商提供的书目数据有误，把光盘ISBN当成书的ISBN，书的版本、版次发生变化，从而书的ISBN也发生了变化；或者配送图书电子版书目中的ISBN写成了附书光盘的ISBN，而实际上书的ISBN与订单的ISBN是一致的。例1：配送图书电子版书目中的ISBN为3，而正式订单上的ISBN为3，这很明显是书商的错误；例2：配送图书电子版书目中的ISBN为5，而正式订单上的ISBN是9，这是因为图书改版了，在别的出版社出版发行了，但是书名，作者不变；例3：配送图书电子版书目中的ISBN写成了附书光盘的ISBN9，而正式订单和图书实际上的ISBN都是8，这也是书商的大意造成的。
&&&&&&& （四）书商处理数据时应注意事项
&&&&&&& 需要特别注意的是书商处理编目数据时，附书光盘的ISBN号尽量不要放在010字段。如果把光盘的ISBN号同时做010字段，放在书的ISBN号后，从系统导出图书配送清单时，有的系统会自动过滤掉第一个010字段，就把光盘的ISBN当作书的ISBN了，这样与原订单的ISBN肯定是不一样的，会出现与订单匹配不了的情况。配送的图书清单与实际配送的图书一致，这样的匹配才有意义。
&&&&&&& 不论是什么原因导致ISBN发生变化，发生变化的ISBN应在书商对预订单进行反馈时得以体现。采访人员应对这些发生变化的ISBN进行个别查重，再确认订单。否则，在收到书商送来图书时，发现ISBN改变且与馆藏重复的，一律作退书处理。
&&&&&&& 当配送图书电子版书目的ISBN与正式订单中的ISBN能完全匹配时，说明书商送来的图书是来自正式订单的，虚拟验收完成。若是不能完全匹配且不存在书商提供的ISBN有误，说明配送的图书中，有的并不是来自订单。需要把该书的ISBN记录下来，在图书物理验收时把它们作为退书处理。
&&&&&&& 三、利用VLOOKUP函数对书商提供的CNMARC编目数据进行查全
&&&&&&& （一）把CNMARC格式的编目数据转化成Excel形式
&&&&&&& 通过软件把编目数据转化为Excel形式，可只保留ISBN，书名、著者、出版社等信息。
&&&&&&& （二） 把配送图书电子版书目中的ISBN与编目数据中的ISBN相匹配
&&&&&&& 把配送图书电子版书目中的ISBN与转化成Excel的编目数据中的ISBN相匹配。当函数结果显示的是全是相对应的ISBN时，说明编目数据中的ISBN与配送图书的ISBN是完全一致的，即编目数据是完整的；当函数结果显示的是#N/A，说明编目数据少了相应的数据。如图2所示&
&&&&&&& 序号1和3的函数结果显示的是#N/A，说明编目数据中没有与序号1和3相对应的配送图书的ISBN，也就是少了两条编目数据。序号2、4和5的函数结果显示的配送图书的ISBN，说明编目数据中有这些ISBN相应的数据。当函数结果显示的是#N/A，需马上联系书商，把数据补全，避免分编人员在分编过程中因为数据问题影响了工作效率。
&&&&&&& 四、结束语
&&&&&&& 使用 VLOOKUP函数对已订购末到馆图书进行图书书目查重，以及图书虚拟验收和分编数据查全，其准确率能够达到百分之百，省时省力，显著提高工作效率和准确程度，值得在图书馆界推广应用。
【1】邵永强.基于ilasII210系统的采访批量查重[J].现代情报, ): 133-134.
【2】黄臻雄.基于JAVA环境的图书采购系统设计[J].图书馆学研究,
(7): 60-62.
【3】黎邦群.基于SULCMIS_系统的采访批量查重程序的算法分析[J]. 惠州学院学报(自然科学版)，）：68-71
【4】彭锐;邓珊妮.新时期高校图书馆的图书验收工作&&以湖南工业大学图书馆为例[J] 图书馆建设，-15
Abstract : We can achieve in checking more than one bibliographic and books& order in the batch by using the VLOOKUP function in acquisition and cataloging ,such as duplicate- checking, virtual acceptance and cataloguing data recall , therefore improve our work efficiency and accuracy significantly .
Keywords: VLOOKUP function；Acquisition and cataloging；& Duplicate-checking ；& Books checking
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