用omnifocus来管理日常事务　　我是性格散漫的人，做事又拖拉动作又慢，平时各种事情又不少，常常乱成一团，影响心情，omnifocus软件对我的帮助是大的。　　我知道一般来看这篇文章的人想问的几个问题：　　1、GTD有没有用？有用。　　2、能让事务变成清晰、有条理么？可以。　　3、可以减轻压力么？可以。　　4、可以增强自制力么？不可以。　　5、建议使用omnifocus么？推荐使用，并且是用MAC版。这是我目前找到最有效的事务管理软件和方法，我用过的其它的软件无法取代。　　实施GTD的第一个作用就是减轻压力　　现代人压力太大，欲望太多，首先不梳理好欲望，给目标做个减法，过多的欲望会带来无边的痛苦。　　使用omnifocus软件前，建议先看一下GTD这本书,《尽管去做：无压工作的艺术》，由中信出版社出版。　　GTD的优点之一，就是它是一个适用于普通人的、务实的事务安排方法，能使他们理清思路，明白下一步要做的事情，减少不必要的心理压力和痛苦。我觉得人的情绪是有工作高潮时期与工作低潮时期的，当然我相信世上有不少能长期不停工作的人，但我这篇文章是写给普通人看的，他们有时想积极工作，有时则想逃避工作，而那种制定日程时间表的方法，大多数时候会给这类人带来相当大的挫折感，因为他们无法保证长期按一张他们工作情绪高潮期制定出来的时间表行事，而只要一次或更多次的执行失败，会让他们心情陷入低潮。　　本人的真实学习经验是，GTD的方法的确是有效的，对于那种做事无条理，甚至因此焦虑的人，目前这是我所知最有效的解救方法——除了请小秘。而实施GTD到目前为止，使用omnifocus是我用过的唯一能起明显效果的办法——注意是唯一。不用怀疑我没用过其它办法，想到的法子我基本都用了，最土的大小白板我都用过八张以上，本人是个有十多年从业经验的it技术爱好者，至少我身边比我更工具控的人没见过。　　对于那些没条理又事务烦多的人，没有一个软件能帮忙分清做事优先顺序是很痛苦的。　　不知那么多事情从何入手，那会有无边无止境的茫然感。　　无数事情未完成的那种痛苦，同时带来恨铁不成钢的失落。　　首先我的设计思路是利用软件达到两个目的：“减压”、清楚“下一步”要做什么。　　首先“减压”，是通过：1、把所有要做的事情记录起来，不把它们放在脑里徒耗脑力；2、把所有事情进入分析分类，按轻重缓急的顺序分出做事的顺序。　　那么把所有的事情记录起来，就是把所有的事情记入“收件箱”；　　把心里所有的事记入“收件箱”后，那种老担心忘事的心理压力就消除了，长期下来心情比以前轻松愉快了。　　下一步就是把事情按重要和紧急程度分类，如果用的是omnifocus软件，我的办法就是把“收件箱”的事情分类到各项目，目前我的办法是按处理顺序分为8个项目：　　1、例行事务。这个是生活必需做的事，比如健身、记帐、记时间等，如果是像我这么散漫的人，还会把刷牙、洗澡、吃饭写进去，设立这一项对重度散漫者效果明显，那种准时吃饭睡觉的人可以无视。　　2、十分钟事务。这个在GTD里是定为2分钟能做的事，但哥的动作奇慢，喝口水都能超二分钟，只能十分钟为限，记得一定要十分钟内能做完的才能算，别骗自己，把些费时间的事当十分钟能完成的事往里装。这种事不多费时间但不处理老分神，果断处理掉。　　3、特别重要紧急的几件事务。生活中有时会遇上那种迫在眉睫，很紧急又最重要的事务，一般也就几件，那就果断把它放在这一项里，第一时间解决掉它，甚至太过紧要时可以把它无限提前使它超越所有事务包括吃饭。　　4、重要紧急事务（生存象限）。得马上处理、又重要又紧急的事所以我们称之为“生存事务象限”，把它放这里。比如，一名生气的客户来电投诉，一位朋友突发心脏病，厂房一台关键的机器突然发生故障罢工。但请注意，大部分生存象限的事务是因为平时没有把效能象限的事先办好而产生的，是可以避免的。　　5、委托他人办理事务（能委托他人就不自己做）。处理完紧急重大事务，下来先把能动嘴叫人做的事办了。为什么有的人能用同样的精力，办更多的事，压力还更小？因为他能够把事情分工，不什么鸡毛蒜皮的事都自己做，那样三头六臂也不够用。世上最强的能力，就是“知人善用”。　　6、重要不紧急事务（效能象限）。这是时间管理中最看重的一项，生活中最有效率的事务集中在这一项，所谓“活在效能象限里”，把重要的事情提前做好，不让它拖延演变成紧急状态，是实现从容高效的理想生活的奥秘。这一项事务多的朋友可以把它按优先次序分级（比如分为A、B、C级，先做A级的事、再做B、然后做C）。　　7、紧急不重要事务（欺骗象限）。不要紧又有点急的事务放进这里，欺骗象限的事务很紧急但不重要。许多人在第三象限虚掷大量光阴，还以为自己的时间花在了第一象限，其实他们只是在对其他人的紧急事务作出反应。当我们把事放进这一项，等于是认清了它的真面目，缓解了原来给一大堆事务逼迫的不必要的压力。　　8、不重要不紧急事务（浪费象限）。浪费象限代表既不重要也不紧急的事务，我们称之为“荒废象限”，因为这里根本做不出任何富有成效的事情。当我们把事放进这一项，等于把这件事归入闲事一类，不用为它挂心。　　这种做事顺序，思路就是先把一定要做的事办了，然后把几分钟顺手能灭掉的事灭了，然后按轻重缓急的次序办事，符合“要事优先”的原则。　　软件之外，还有一个增加效率、减少困难、增加成功率、提高幸福感的要素，就是目标要“聚焦”，也就是软件的名字“focus”，少即是多，什么都想要，等于什么都得不到，要明确自己最看重最主要的目标是什么，那就是第一步，也是最核心的一步。　　软件能帮我们解决的是具体实施层面的事情，要过上幸福美好的生活，人力范围内还有天时地利人和、人生观、世界观的等更高层面的因素，这方面我诚意推荐多看看富兰克林自传、曾国藩家书。
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　　不知道下一步该干什么？像个无头苍蝇？试试这个应用吧
请遵守言论规则，不得违反国家法律法规Mac 上最知名也最专业的待办清单、时间管理软体Omnifocus 有一条快速聪明的命令列，之前在Omnifocus 聚会上看到讲师展示了如何利用呼叫出命令列，随时在任何桌面或软体都能快速建立下一步行动任务的便利性。
这样的方法符合时间管理的精??神，当我们正专注在别的任务上，如果在临时想到或临时被赋予新的行动时，不要分心离开目前的工作，但是又能快速把任务收入待办清单，这条快捷命令列正是帮助我们保持聚焦的高效率功能。
而前几天，另外一个广受喜爱的跨平台待办清单服务：「 Wunderlist 」，也在他的Mac 版免费软体中推出了类似的快捷命令列，可以在任何桌面与软体视窗中随时呼叫出来，即时加入稍后待办的任务，或是查询之前的任务，而不需要离开目前的工作画面，也不需要另外打开Wunderlist 主软体。
更新到最新版的Wunderlist for Mac 版本后，只要输入「 Ctrl 」＋「 option 」＋「 W 」快捷建，或是点击上方常驻的Wunderlist 按钮，就能在任何画面中呼叫出Wunderlist 任务命令列，这时候我们不用离开目前工作，就可以立即加入想到的新任务到待办清单中。
而且这条快速任务命令列还可以聪明的判断自然语法，帮你设定任务的时间，例如我可以输入「明天下午五点拜访」，那么任务的时间就会自动设定到明天下午五点。
这条任务命令列也不只是新增任务的功能，他还可以帮我们快速浏览需要执行的下一步行动。只要在呼叫出任务命令列时切换到「搜寻」按钮，那么我可以用关键字去搜寻相关的待办事项，或是用关键字去搜寻我的某一份清单，让我知道还有哪些下一步行动需要被执行。
而且你还可以利用「/」这个符号，查询今天、明天、未完成的任务。这个动作的意义就是，我不用另外打开Wunderlist 软体，在任何其他工作结束时，就能用快捷命令列查到还有没有其他需要执行的任务。
加入这条快捷任务命令列后，「&Wunderlist&」也拥有了像是Ominifocus 般快速而专注的效率，喜爱Wunderlist 的值得试试看。
转贴本文时禁止修改，禁止商业使用，并且必须注明来自玩物原创作者esor huang（异尘行者），及附上原文连结：Wunderlist 让你学OmniFocus 新增任务不需开启软体如何高效地使用 OmniFocus？
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2015年更新：长期使用后，目前定格在OmniFocus+Due+日历的组合，这是最适合我的方式，供参考：所有可以作为项目的stuff都由OF来管理，所有提醒类(有截止日期的，或周期性的)的任务都由Due来管理，通过相应的设置后（参考前段时间写的blog ），可用系统自带日历进行定期回顾。----------------旧文分割线---------------------------------------个人感觉Omnifocus要配合恰当的工具来使用，才能完整。以下摘自本人的一篇博文，供参考：1. 收集：清空杂事，专注当下；深度收集，分类存放。用到的工具：以Omnifocus为主线，整合Evernote、笔记本（纸）、电脑文件夹等。具体做法：想法/任务/信息 →记录到纸质笔记本/纸条中→空闲时间集中录入到Omnifocus（简称OF）中的收件箱。2. 处理：将OF收件箱中的杂事(stuff)分解成下一步行动(即具体可行的步骤)用到的工具：Omnifocus、纸笔；具体做法：思考收件箱中stuff的解决办法（即一个或多个下一步行动），判断该Stuff是否可行来确定继续处理还是将其归类到”将来也许“清单、”等待“清单或者直接删掉。如果可行，则考虑预期目标并进行步骤分解。在这里，处理的输出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一个个具体的行动。注意：分解的行动(Tasks)必须为动词开头（意即可执行）3.组织：计划每个＂下一步行动＂用到的工具：Omnifocus 、Clear、Calendar（自带）；具体做法：找个相对完整的时间，打开OF的收件箱。逐条审视，并按照以下步骤判断：是否”2分钟“（泛指很短时间）能完成？如果是或者对于类似购物备忘、查检表清单等，就交给Clear；有明确期限的单个任务放入神圣的日历（Calendar）。最后一个步骤是赋予属性：分配情景Context（OF里叫“上下文”）→分配项目（OF的将任务“下钻”至另一任务或项目中的功能很不错）→分批时间计划。以上内容适合每日有3~5个任务的情况，如果每天的任务数较多，就需要考虑一些技巧。*每周一标注当周的重要日程（OF里有旗标功能）；*每天早晨标注3件最重要的事。这样，在执行时就可以按照旗标的顺序依次执行，有的放矢。对于类似读书清单类的任务直接用Single Action Group来代替新建一个Project以方便操作。例如，我将每天早晨比做的几个小任务打包成一个晨间序列（具体请参考Morning Rituals，I call it “晨间序列”）我的晨间序列中包含以下子任务：背单词定计划阅读RSS确认员工安排每执行完一个在OF中打一个钩，同时自动生成了明天的任务。4. ★执行：按情景（上下文）批量处理任务，多使用小系统（小系统是指在日常工作生活中，积累下来的优秀操作模式），必要时用番茄时间防止分心。用到的工具：Omnifocus具体做法：根据当前所在的情景（比如办公室）选择对应的下一步行动去执行。因为这样批量的去进行，效率会很高，避免了“换线”。其中OF有个有用的功能，可以通过视图按钮选择“可用”，这样过滤出的下一步行动都是当前可操作的内容。*减少干扰源，小事集中处理，尽量保证每天有充足的免打扰时间段。*开动前，准备好身、心、相关材料，哪怕是一小点的开始也很有价值。*必要时使用番茄计时器/关闭网络/找“小黑屋”。5. 回顾：（每周/每月/每年）确保整个系统运行正常，承先启后，反思改进。用到的工具：Omnifocus（如果有Mac或Ipad会好些，iPhone里回顾功能较弱）1) 周回顾（每周六）清空收件箱（Omnifocus、Evernote、笔记本）、收藏夹（foxmail、微博、Chrome）查看日历（拟定下周日程）查看本周做的笔记（想法、记录等）查看Omnifocus所有的任务清单及行动清单2) 月回顾（每月底）从“六个高度”分别检视本月内容；六个高度的内容在《搞定》中是指宗旨和原则愿景长短期目标关注范围项目下一步行动初步拟订下月计划*从六个高度，按照心智，健康，家庭，工作，社交，娱乐，理财7个类别进行回顾。这可帮助自己掌控方向，避免失衡。完整文章请访问本人博客
我运用Omnifocus的方式有点不同，不强调"上下文"(context)的运用，而是注重"项目"及"截止日期"，把Omnifocus当成是各个项目的收件匣，并有个搭配的系统方法，可以找出关键的行动及资料。以下是我的介绍1）事前建立好项目名称我觉得这是Omnifocus的精华，项目类似档案夹，可以无限层次的深入（建议最多三层）命名时会利用日期＋任务名称的方法命名收动排序，让项目依照截止日期排列，这样子更加一目了然2) 善用快捷键要把Omnifocus作为项目的收件匣，熟练快捷键非常重要，只要一键，就可以送到自己想去的地方，有两个简单又好用的快捷键模式，请大家一定要练起来。a. 建立完整的下一步行动设定好Omnifocus快速输入快捷键，我选择"苹果＋Shift+O"（到"预置.."里面"通用预置"中可以设定），这个方式可以直接输入项目下一步行动，并且分到合适的项目中。b. 把影印资料当做下一步行动的备注有时候我们要影印资料成为某个下一步行动的备注，这时全选要拷贝的区块，按右键，选择"服务"，接着选择"Omnifocus：发送到收件箱"，这时候反白的地方变成这个行动的备注，而下一步行动的名称成为这个网页或资料的Title名称。设定快捷键非常有用，请大家一定要勤于练习，变成使用程式时的本能。3）图穷匕现，找到关键点当我们重复以上两点，就逐渐累积出项目的下一步行动及资料，这时候就需要整理，我整理Omnifocus项目方法的第一步很特别：印出来。是的，我把项目所有的行动及资料印出在一张A4纸上（可以几页印在一页），之后运用思维导图加工，尝试找出这个项目最关键的几个项目。例如我八月份要到深圳办研习会，列了数十项行动及资料到该项目，印出后，我用思维导图分析重要的事项，发现关键点有两点，首先是增加营销管道，其次是要重视助教及义工的人选，这会影响到未来聚会的品质，这样就算找出项目的关键点，我也重新整理Omnifocus的项目，凸显这两个关键点，并继续收集。如果我们对重要的项目都能做到收集各种想到的点子，适当时间印出来用思维导图整理，并找出关键点，之后并继续收集，印出，整理，找出关键点，这样反覆操作，就会让我们对这个项目越来越了解。结语Omnifocus是个非常好用的工具，我觉得最强力的部份是在Omnifocus for Mac，也就是桌面端，还请大家可以好好运用喔。今天我分享的只是Omnifocus的某个使用面相，也请大家多多分享 ：〉
用着用着就知道了，这种东西很难用语言讲清楚，而且每个人的使用习惯可能都不一样。还是简单说一下我的方法，就当抛砖引玉了。首先建立一个context系统。我不是严格的GTDer，所以按照时间（when），地点（where），人物（who），事情（what）分，参考 . 因为我也用Evernote，things，gmail，所以尽可能都用同一个context系统，不过目前还未统一。其次是项目分类，放在不同文件夹。但是常用的项目单独取出。第三是用来追踪时间，例如读一本书花了多少天，又或者记录某年某日买了什么东西，追踪使用寿命。这些设定为inactive项目。第四就是关于GTD了，怎样收集，怎样回顾，怎样加context。回顾很重要！
OmniFocus用了几年，有一点心得，不见得适用：1、依据GTD理论，所有想做的事情通通塞进收件箱，确实很有用。好记性不如烂笔头，所有东西放进去后，内心也不会一直惦记，身心得到彻底放松。2、最喜欢预测这个功能，这是许多其他GTD软件没有或者设计得非常复杂的功能。每周一上午安排好一周的大概事项，可以根据突发事项逐步增加，非常好用。比较重要的事项进行标注处理，可以有效管理自己的时间。3、视图功能也比较好，很多其他软件都没有已处理事项的归结查看，对于我这种要写工作日志的人来说，简直就是神器，也可以让自己更好的回顾一周工作。4、新增的透视功能貌似很强大，还正在尝试使用。不愿打字的时候可以通过邮件将项目信息发到OminiFocus的自助邮箱，这个功能也很赞。5、自带服务器同步功能很强大，是我唯一用过没有丢失信息的软件，用过一段Things，重装后信息就木有啦。。。。木有。。。好痛。6、OminiFocus仅仅只是聚焦GTD的事项管理而已，现在繁杂的信息很多，在聚焦处理具体事情上借助番茄工具进行辅助效果比较好，推荐wind-up，也是ios的一款番茄工具利器，可以自己调整番茄时间，不必拘泥25分钟，界面是个橙子，以前界面是番茄的而且名字叫Pomodoro，因为番茄工具的版权问题改名了。7、其实任何的工具都无法替代自己的自觉，今日事今日毕靠的更多是自己，每周清理任务我自己也没做到，现在还在努力，好的东西适合自己才更重要，当然，不好的习惯也要努力纠正。PS:比较难过的就是Omni系列的软件只能在ios或Mac上使用，完全没有考虑windows和安卓。不过它一直专注苹果生态圈，才让其成为这类的顶尖软件.
看懂官方的 tutorials。加上 iPhone & iPad 版，一共21个视频呢。
随手纪录和查看，要有移动版本；多版本利用云同步；处理任务有以下几种方式，可以结合使用：根据标记的任务处理优先问题；根据情景处理问任务；比如：家里、出差、逛街、XX会议；根据预测，处理即将到期的任务；根据项目定期回顾；Omnifocus只是工具，要理解GTD的方法，其它工具也是类似的。
在这里复制一下omnifocus自带帮助中的简介，相信会对大家有帮助。OmniFocus 简介OmniFocus 用于帮您保存您打算处理的所有对象，无论是办公桌上马上就截止的一叠文书工作，还是车库里您打算某年进行雕刻的大理石雕塑。当然，您也可以使用纸张或普通的文本编辑应用程序来制作一个冗长的列表。但是，OmniFocus 会仔细巧妙地解读任务列表：它会为您显示眼下您需要注意的事项，以便让众多项目取得进展。它会记住您要推迟的项目、您认为重要却数周没有处理过的项目，以及如果不立即处理就可能会失败的项目。OmniFocus 特别酷的地方在于：一旦您熟悉它，就可以非常信任这个系统，因为任何资料都不会漏掉。它给您带来的好处是，您现在所做的事情正是您眼下需要做的，您甚至根本就不需要做什么事情。
【我一直搞不明白为什么有人会把David那本书当成是GTD解决方案的标准答案？】+10086我都无语了。。。。说实话，我真是完全不明白，还听说过搞不懂GTD就别弄Omni这个说法就一个工具而已，服务目标人群。总共价值几百块，有必要搞成这样么。。。李嘉诚发财的时候用了这个？当然不是说这个不好，我认为挺好。
其实对于90%的人来说，并没有忙到需要借助omnifocus这样摧毁耐心的app来打理工作和生活。很多人使用它，无非是折腾app的一种乐趣。
最好的方式是拿一个项目来实践，我就用OmniFocus管理了我申请留学的进程，也因此而上手。
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