发达国家图书档案事业结盟与合作战略规划综述
　　马海群 15:17:47　　来源：《中国图书馆学报》(京)2012年4期【英文标题】A Review of Strategic Planning about Alliance and Cooperation for the Libraries and Archives Cause in Developed Countries【作者简介】马海群，黑龙江大学信息资源管理研究中心研究员，博士，博士生导师，Email:mahaiqun＠.cn（哈尔滨150080）。【内容提要】 基于数字环境下图书馆与档案馆在文化遗产保护与继承、公共信息服务提供、政府信息管理等方面职责的一致性，通过战略规划文本的内容，分析国际组织、美国、英国、加拿大等发达国家图书档案事业的结盟、合作、合并态势，综述评价了国外图书档案战略规划及合作的若干经验。主要包括：公共文化服务机构的共同愿景与职责的定位与认知；应对数字技术与文化变革挑战的强烈的职业使命感；内涵丰富且注重实施绩效的规划体系；作为公共文化服务机构的图书馆与档案馆的实质性结盟与合并。国外图书档案事业结盟与合作的经验可供中国借鉴。Based on the consistency in the historical duties of the cultural heritage protection and inheritance, public information service, governmental information management for the libraries and archives, this paper analyzes the alliance, cooperation, merge status about the libraries and archives cause in the international organizations and developed countries such as United States, United Kingdom, Canada, and so on, from the viewpoint of strategic planning text mining. It also reviews and evaluates experiences about strategic planning and cooperation between libraries and archives abroad, including the identification and recognition of common vision as public cultural organizations and responsibilities, strong sense of professional mission to deal with the challenges of digital technology and innovations, a content-rich and effective planning system, and alliance and merging of libraries and archives as public cultural organizations.【关 键 词】图书馆/档案馆/合作/战略规划/发达国家Library/Archives/Cooperation/Strategic planning/Developed countries1 引言战略规划是一个组织确定其方向或战略并运用各种资源实现这一战略而作出决策的一个过程。它的内容包括确立机构的使命，制定和实施战略的方针，设立长期目标和短期目标，根据目标决定行动的方向[1]。从国外图书档案事业发展现状看，战略规划已成为图书档案机构确定发展目标、探索发展途径的重要顶层设计与管理工具。它不仅可以引导组织应对变化、把握未来，规范组织行为，增强组织活力，更是自我宣传和展示组织价值的重要工具[2]。由于图书馆与档案馆事业的天然联系。即图书馆、档案馆的深层共性、本质联系是文献交流[3]，发达国家的图书馆和档案馆在业务层面开展了许多合作项目。在图书馆战略规划和档案战略规划中，呈现出结盟与合作的态势，这不仅对我国目前正在发展中的图书馆战略规划、档案战略规划的理论研究与实践运作具有重要启示，更值得我们深化研究以推动我国图书档案管理的机制变革与体制改革。2 国际层面图书档案战略规划中的联合与合作国际图书馆协会与机构联合会(IFLA)成立于1927年，是代表图书馆和信息机构及其用户利益的最重要的国际组织。国际档案理事会(ICA)成立于1950年，是一个旨在保证世界各地的文件和档案得到有效管理(包括永久保存和公共利用)的国际性非政府组织，代表档案馆和档案工作者的利益，并与国际图书馆协会和机构联合会、国际电影档案馆联合会(IFFA)等国际组织有着密切联系。在文献信息加工、遗产保存与用户信息服务利用方面，IFLA和ICA是世界上最有影响力的两个国际组织。早在日，以“两个专业、同一前景——21世纪图书档案工作者的合作”为主题。ICA和IFLA曾签署了框架性合作文件——《北京宣言》，该宣言认为：国际图联和国际档案理事会更加紧密合作，共享智力资源，对技术上、管理上的发展作出共同的反应，并联合开发旨在协调图书档案工作者教育培训计划的国际性战略[4]；该宣言还阐述了一些具有合作潜力的领域、项目和事件，如信息存储、检索和传输、资源共享、电子文件标准的制订与实施、图书档案材料的保护技术、教育与培训计划等，并由此确定未来四年(年)国际图联和国际档案理事会的合作计划[5]。2006年12月，IFLA管理委员会制订并发布了《IFLA 年战略规划》，在其战略行动中提出：促进图书馆、博物馆和档案馆之间的合作、资源共享和无缝存取[6]。2010年12月，IFLA制订了题为“弥合数字鸿沟：让所有人都能获取世界文化和科学遗产”的《IFLA数字图书馆宣言》，该宣言在2011年10月联合国教科文组织(UNESCO)第36届大会上审议通过。宣言提出数字图书馆是对数字档案和信息资源保护行动的有益补充，国际图联强烈支持并鼓励国家和国际数字化战略，任何层次(国家、地区和当地)的数字图书馆计划都应包括图书馆和档案馆的综合规划[7]。ICA管理委员会在2010年5月编制了《ICA年业务规划》，也提出应当继续并强化包括IFLA在内的图书馆、国际博物馆协会(ICOM)在内的博物馆等各类业务机构的合作，形成新型联盟形态，共同应对政治与环境的快速变化，保存文档记录与社会记忆[8]。鉴于制定和推广“魁北克档案宣言”的创举，ICA广纳建议，并由其下属的专业协会部(SPA)着手编制“档案共同宣言”草案。最终，《档案共同宣言》于2010年在奥斯陆国际档案大会上一致通过[9]，并于日被联合国教科文组织(UNESCO)巴黎大会采纳通过[10]。3 美国图书档案战略规划中的联盟与合作美国国会图书馆(LOC)是美国历史最悠久的联邦文化机构，已经成为世界上最大的知识宝库之一，是美国知识与民主的重要象征。2010年11月，国会图书馆发布了新的战略规划《美国国会图书馆财年战略规划》，提出国会图书馆的保存研究与测试工作会与全球的图书馆和档案馆实现共享，以促进这些机构馆藏的有效利用。近些年，国会图书馆同其他机构共同实施了一系列合作项目，促进重要馆藏的在线获取，其中最典型的是世界数字图书馆项目。该项目是国会图书馆和联合国教科文组织一同发起，世界范围内众多图书馆、档案馆以及其他教育文化机构参与合作的大规模服务计划，试图构建一个集成网站，反映全球文化[11]。美国国家档案与文件管理署(NARA)是美国联邦政府档案工作行政管理的领导中心和最高管理机构，早在1997年，NARA即制订了一个十年战略规划《美国国家档案与文件管理署年战略规划》，并分别于2000年和2003年进行修订；2006年NARA又出台了一个新的十年战略规划《保存过去保护未来：美国国家档案与文件管理署年战略规划》，并于2009年进行修订[12]。在规划中NARA提出，当今世界追求高效率、多样化服务，任何机构都难以独立运行，因而NARA致力于创新多种途径，与包括图书馆、大学、研究机构、政府部门等在内的各种社会组织机构进行合作，尤其是与国会图书馆、总统图书馆密切配合，服务公民和政府。美国档案学会(SAA)于2010年5月推出《财年战略优先目标与活动规划》，并经SAA理事会批准发布。该发展规划在描述其优先领域之一“多样性”时提出：应向结盟组织如美国图书馆协会(ALA)、美国研究图书馆学会(ARL)等进行咨询，以便开发相关计划模型；在管理文化财产时，需指派一人或一个小组配合ALA的“传统文化表达”项目的实施，并提供合理化建议[13]。美国图书馆协会于2010年6月发布了《年战略规划》，提出应当与博物馆、档案馆及其他信息提供者进行有效的合作，提高信息公共获取的效率[14]。美国的一些州还出现了图书馆与档案馆合署或结盟的情况。例如，佛罗里达州立图书馆与档案馆(SLAF)于2007年9月制订了(2009年4月修改)《佛罗里达州立图书馆与档案馆年战略规划》，旨在提供全州图书档案事业的整体发展规划，提供优质服务确保公民平等有效地获取信息，保存地方文化遗产[15]；SLAF还在日制订了《佛罗里达州2010年1月—2012年12月电子档案管理战略规划》，认为各类公共机构生产的各种形式的数据信息都是政府活动的记录，数量不断增长的政府信息必须加以有效管理并向公众提供获取服务[16]。肯塔基州图书馆与档案馆部(KDLA)于2007年10月制订了《KDLA 2007年战略规划》，提出促进图书馆服务的公共获取，确保政府信息的记录保存与公众使用[17]。德克萨斯州也成立了州立图书馆与档案馆委员会(TSLAC)，TSLAC从2000年即开始编制跨年度的战略规划，最新的版本是题为“构筑在优质基础上”的《财年机构战略规划》，目标是保护重要资源，为研究、教育和阅读提供信息服务，保存政府记录，保证公民获取[18]。4 英国图书档案事业战略规划中的联合与合作英国图书档案事业的战略合作突出地体现在英国博物馆、图书馆及档案馆理事会(Museums, Libraries & Archives Council, MLA)的组建及其开展的各项活动中，MLA是一个由英国文化、媒体和体育部(DCMS)审查并任命的，由来自英国博物馆、图书馆与档案馆界的知名人士作为理事组成的政府战略领导与协调机构，它成立于2000年4月，由英国博物馆与艺术馆委员会(MGC)和图书馆与信息委员会(LIC)合并后组建，并于2008年进行结构重组。MLA与英国档案馆联手制订英国公共档案服务的政府政策，致力于环境与形势的分析，提供战略指导，促进博物馆、图书馆和档案馆的最佳实践活动，为公民提供创新、集成并可持续的服务[19]。MLA早在数年前即编制了跨年度业务战略规划，其中《MLA年业务规划》已经是5.0版本[20]。2008年4月，MLA编制了《MLA年整体规划》[21]，2010年又编制了《MLA年前导规划》[22]。除了总的前导规划外，MLA还编制了一系列实施规划，以体现相关行动对机构愿景的落实和绩效检验；另外还有一些体现具体活动的行动计划，如《图书馆行动计划》(Library Action Plan)、与英国国家档案馆联手实施的《档案馆行动计划》(Archives Action Plan)等。另外，英国国家档案馆(The National Archives, TNA)于2009年11月出版了政府战略性政策文件《面向21世纪的档案馆》，并于2010年3月同MLA联合出版了上述政策的配套文件《面向21世纪的档案馆行动计划》[23]。设置在英国图书馆(The British Library, BL)的英国国家保存办公室(NPO)早在2001年1月即出台了一份《英国与爱尔兰图书馆与档案馆馆藏国家保存战略：原则及前景》，并定于2001年夏天编制一份为期四年(年)的战略实施计划[24]。该战略文本提出：图书馆和档案馆收集了大量记录资料，在新技术广泛应用的当下，有必要保存传统的和电子形式的资料，为下一代记录我们的今天。此外，英国也有一些地区出现了图书馆与档案馆结盟或联合发展的情况。例如，英国肯特郡议会于日制订发布了为期十年的《年图书馆与档案馆战略规划》，该规划的主要特征是致力于将图书馆和档案馆的社会服务整合在一个战略框架之中，以各种现代化手段和途径服务于市民及团体，提高生活质量，帮助其终身进行想象、探究与发现。其年度运行规划如《年度图书馆与档案馆运行规划》，则进一步阐述了为实现核心业务(素养与阅读、信息与数字内容、社区凝聚力)所设定的一系列战略优先领域、活动计划和主要行为手段[25]。5 加拿大图书档案事业战略规划的结盟与合并加拿大图书档案事业国家层面的结盟与合并在全球范围内都是引人注目的。加拿大图书馆与档案馆(LAC)的前身是两个独立的国家级组织机构，即加拿大国家图书馆(NLC)和加拿大国家档案馆(NAC)，2004年两个机构合并，并在世界上创新性地成立了LAC这一新的国家级知识型组织机构，LAC成立后出台的战略规划自然既适用于图书馆行业，也适用于档案行业，引领这一新的联盟合作发展。2007年和2008年，LAC分别出台了新的战略规划：《年LAC业务规划》、《年LAC业务规划》，阐述了本机构的使命、风险识别、主要活动、战略选择及未来展望[26]。LAC的使命包括：保存加拿大文献遗产，包括各种媒介形式的出版物和档案；确保公民的知识获取，为加拿大建设自由民主社会作出贡献；推进加拿大各类知识获取、保存、传播机构的合作；为加拿大政府及其所属机构提供不间断的记忆库服务；与政府部门合作，确保政府信息的有效管理；合作构建加拿大数字信息战略。另外，根据加拿大研究图书馆协会(CARL)的《年战略规划》，LAC同时也是CARL的团体会员单位[27]。此外，澳大利亚国家档案馆(NAA)于2009年9月制订了《年整体规划》，阐述了NAA的主要成就、战略优先领域、价值理念、核心业务、预期目标等。同时，在年预算中提供了充分的资金，保证国家档案馆、国家图书馆(NIA)、国家影片与声音档案馆(NFSA)共同合作，探索针对数字资料的管理、保存并提供获取服务的方式与途径[28]。俄罗斯、德国[29]、日本[30]等国的图书馆、档案馆和博物馆，也呈现出形式多样的数字资源共建与项目合作规划。6 综述与评价我国虽然也出现了图书馆与档案馆结盟的个例，如天津泰达图书馆与档案馆的成立，但两个行业之间的高层次交流与合作十分罕见，更达不到在战略规划层面上的相互协作和相互支撑。发达国家呈现的这种相近行业间的联合、合作、结盟甚至是合并，有利于图书档案事业的整体规划与顶层设计，归纳起来有以下经验值得我们借鉴与思考。(1)公共文化服务机构的共同愿景与职责的定位与认知。前述的《北京宣言》、《IFLA数字图书馆宣言》、《档案共同宣言》及各国的图书档案战略规划都从不同角度表明：在数字化与开放政府时代，不论是作为公益服务机构的图书馆，还是作为公共管理机构的档案馆，都具有提供公共文化服务的社会责任，因而在文化遗产数字化加工保存、政府信息管理与服务、民主社会与公民信息获取权保障、推动终身学习等方面，有着共同的愿景与职责。例如，国际档案理事会ICA《档案共同宣言》提出：档案是代代相传的、独特且不可替代的遗产，档案的开放利用能够丰富人们对人类社会的认知，促进民主，保护公民权利，提高生活品质[31]。IFLA在“年战略计划”中提出：IFLA的重要使命包括：推进文献文化遗产的可获性、保护及保存。支持图书情报机构支撑社会团体的发展，确保知识与信息的平等获取以提升公民生活水平[32]。美国图书馆协会的《年战略规划》将图书馆职业社会认同、多样性与多样化服务、教育与终身学习、公民平等获取知识与图书馆服务、知识自由等作为关键行动领域[33]。英国国家图书馆“年战略行动规划”的业务主要定位在：保证公民的知识与信息获取，支持面向社会与经济发展的研究社团，保存文化遗产以确保下一代的利用，引领并鼓励全球知识社会的合作，丰富国民文化生活等[34]。英国国家档案馆在“年业务规划”中定位的职责包括：收集并为后代保护数字档案和实体档案，最大限度地提供利用；保护政府文件并提供政府部门信息的利用，确保所有人都可获取真实的政府文件；开放并为公众提供想获取的信息[35]。另外，2008年6月IFLA发布的《公共图书馆、档案馆与博物馆：合作趋势》报告提出，图书馆、档案馆和博物馆都支持终身学习并提供更多的机会，保护社区遗产以及提供对于信息的获取。多个案例显示，有共同或相似发展目标的机构，通过开展合作可成为理想的伙伴，该报告详细调查和探讨了世界范围内公共图书馆、档案馆和博物馆开展合作的动态和新趋势[29]。(2)应对数字技术与文化变革挑战的职业使命感。数字与网络技术彻底改变了传统的信息与知识服务方式和手段，文化的多样性又要求公共文化服务机构在承担文化记忆功能的同时，提供普遍、平等而又多元化的服务。诸多国家或机构的图书档案战略规划，虽然表述方式不同，但推动文化可持续发展的目标相同，都体现出应对数字技术与文化变革的挑战，大力开发图书档案资料价值并通过具体的行动服务于社会、服务于政府的职业使命感。如：美国档案学会《财年战略优先目标与活动规划》明确表明：不断变化的信息技术挑战着档案理论、实践及通讯协议，必须对各种格式档案实现有效的收集、获取与保存；档案从业者必须明确档案及其职业的重要社会价值，增加公众支持。塑造公共政策，获取各种资源，以确保档案记录的可获性，保障公民的各项文化权利并承担相应的社会责任[36]。美国国会图书馆的《财年战略规划》提出，所制订的大多数战略，定位都是直接应对激增的数字技术与网络带来的挑战，应当加强图书馆的合作与创新，面向民主社会提供公共文化服务，拓展国家知识和创造的宽度与深度[37]。国际档案理事会(ICA)在《国际档案理事会年战略方向》中提出：我们提供超越政治分歧的专业论坛，捍卫全世界的档案事业；ICA致力于从档案形成之时便对其实行有效管理，维护档案作为国家和社会多样性文化记忆的永久保存，并将它们最大范围地提供给公众利用；通过ICA的活动，国家和国际组织的主要决策者以及世界各地的普通民众都将了解有效的文件和档案管理是良政、法治、行政透明、保护人类集体记忆以及公民利用信息所不可或缺的前提条件[38]。美国国家档案与文件管理署(NARA)在“年战略规划”中提出[39]：作为国家的文件管理者，NARA将通过加强对政府文件的管理与服务，确保联邦政府工作的连续性和高效性；将应对电子文件的挑战，确保在数字时代成功地履行自己的使命；尽可能将更多的文件提供给多元文化需求的公众来利用。国外图书档案界对文化传承中自身职业重要性的高度意识及强烈的职业使命感，尤其值得我们思索和借鉴。在我国，2011年10月，《中共中央关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》已经公布出台，该决定指出，加强公共文化服务是实现人民基本文化权益的主要途径，要完善覆盖城乡、结构合理、功能健全、实用高效的公共文化服务体系，并要求统筹规划和建设基层公共文化服务设施，坚持项目建设和运行管理并重，实现资源整合、共建共享，这是图书档案机构及相关文化服务机构有效利用数字网络技术，适应文化变革需求，进行战略整合与合作规划的良机。(3)内涵丰富且注重实施绩效的规划体系。例如，美国国家档案与文件管理署(NARA)不仅制订了十年战略规划，还编制了《信息资源管理战略规划》，最新版本是2010年9月发布的面向财年的5.6.1版本[40]；编制了《开放政府规划》，以体现国家档案透明、开放、合作的文化理念；编制了《绩效规划》，以检验某一财年完成计划任务与长期战略规划目标之间的关联。此外，NARA还出台了投资计划、社会媒体战略、业绩报告、年度报告、电子政府法实施报告等一系列重要的纲领性文件[41]，相辅相成并形成了一套内涵丰富的规划体系。再如，英国博物馆、图书馆及档案馆理事会(MLA)不仅编制年度业务战略规划，还有系列化的整体规划、前导规划、实施规划、图书馆行动计划、档案馆行动计划等，也构成了内涵丰富的规划体系。除了从单一的规划文本向规划体系发展之外，诸多图书档案机构的规划还特别注重实施绩效的测度与评价。例如，国际档案理事会(ICA)在其“战略方向”中提出：本战略将两年一审，复审工作将依据ICA项目活动的评估结果，特别是双年度业务计划的执行情况[42]。再如，美国国家档案与文件管理署(NARA)除制订总体战略规划外，还专门编制了《绩效规划》，以检验某一财年完成计划任务与长期战略规划目标之间的关联。另外，英国博物馆、图书馆及档案馆理事会(MLA)的年度业务规划中，专门阐述了管理绩效与成功测度，提出应当开发一些关键绩效指标来监测规划执行状况并进行管理绩效测度，还特别介绍了在国家指标集合中与MLA业务相关的一些国家绩效指标；MLA的前导规划中，除了以图表的形式列举了目标、测度指标及测度依据，还对上一年度的业务绩效进行了陈述[43]。我国也有国家层面的全国“十一五”时期档案事业发展规划、全国档案事业发展“十二五”规划，不少地市也随之编制了档案事业发展的五年规划，但少有年度发展计划、专项活动规划及相关战略、政策文件或行动计划的制订，尤其在图书馆事业领域以及图书档案合作领域，缺乏规划体系构建思路，更鲜见对规划实施绩效的监督和管理。此外，作为公共文化服务机构的图书馆与档案馆的实质性结盟与合并，也是值得我们关注和思考的。如前所述，美国的一些州、英国的一些地区，都分别出现了图书馆与档案馆合署或结盟发展的情况，尤其是加拿大图书档案事业国家层面的结盟与合并，更反映了这些国家面对文化遗产保护、公民信息获取权益保障、推动知识信息的创造和利用等社会职责时，对图书馆与档案馆整体战略部署与规划发展的理性思考与实践探索。在我国，长期以来档案管理隶属于政府机构的行政部门，档案保密意识远重于档案利用意识，虽然《政府信息公开条例》的实施一定程度上推动了档案信息的开放与公民利用，但对于档案馆作为公共文化服务机构的认识还十分浅薄，因而图书馆与档案馆的实质性结盟与合并的社会环境尚不成熟。然而，在文化大发展的现实背景下，图书档案机构的共同历史职责应当推动我们在战略规划的宏观层面进行积极的思考与分析。概而言之，图书档案事业的整体战略规划，是对文化传承功能的共同认知，它既可以整合力量、避免重复投资，又是完成历史职责的重要调控工具和保障手段。《高校哲学社会科学管理学部图书情报与档案管理学科战略规划研究报告》在学科学术方面的整合规划[44]，或许能给我们思考图书档案事业的战略整合带来有益的启示。【参考文献】[1]吴建中．战略思考——图书馆管理的10个热门话题[M].上海：上海科学技术文献出版社，2005: 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